簡(jiǎn)單工作十法

2010-08-14 09:40 來(lái)源：中國(guó)醫(yī)藥營(yíng)銷(xiāo)聯(lián)盟

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核心提示：你是不是從早忙到晚，感覺(jué)自己一直被工作追著跑？但你的忙亂也許不是因?yàn)楣ぷ魈?，而是因?yàn)闆](méi)有重點(diǎn)，目標(biāo)不清楚，所以才讓工作變得越來(lái)越復(fù)雜，時(shí)間越來(lái)越不夠用。

你是不是從早忙到晚，感覺(jué)自己一直被工作追著跑？但你的忙亂也許不是因?yàn)楣ぷ魈?，而是因?yàn)闆](méi)有重點(diǎn)，目標(biāo)不清楚，所以才讓工作變得越來(lái)越復(fù)雜，時(shí)間越來(lái)越不夠用。一天只有1440分鐘，在信息龐雜、速度加快的職場(chǎng)環(huán)境里，我們必須在越來(lái)越少的時(shí)間內(nèi)，完成越來(lái)越多的事情。

在如今越來(lái)越復(fù)雜與緊湊的工作步調(diào)中，“保持簡(jiǎn)單”是最好的應(yīng)對(duì)原則。“簡(jiǎn)單”來(lái)自清楚的目標(biāo)與方向，你知道自己該做哪些事，不該做哪些事。

現(xiàn)代人工作變得復(fù)雜而沒(méi)有效率的最重要原因就是“缺乏焦點(diǎn)”。因?yàn)椴磺宄繕?biāo)，總是浪費(fèi)時(shí)間重復(fù)做同樣的事情或是不必要的事情；遺漏了關(guān)鍵的信息，卻在不重要的信息上浪費(fèi)了太多的時(shí)間；抓不到重點(diǎn)，必須反復(fù)溝通同樣的一件事情。

以下就是10種最實(shí)用的、最簡(jiǎn)單的工作方法。

1.搞清楚工作的目標(biāo)與要求，可避免重復(fù)作業(yè)，減少錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)

你必須理清的問(wèn)題包括：我現(xiàn)在的工作必須做出哪些改變？可否建議我，要從哪個(gè)地方開(kāi)始？我應(yīng)該注意哪些事情，避免影響目標(biāo)的達(dá)成？有哪些可用的工具與資源？

2.懂得拒絕別人，不讓額外的要求擾亂自己的工作進(jìn)度

對(duì)于許多人來(lái)說(shuō)，拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情。拒絕的技巧是非常重要的職場(chǎng)溝通能力。

在決定你該不該答應(yīng)對(duì)方的要求時(shí)，應(yīng)該先問(wèn)問(wèn)自己：“我想要做什么？或是不想要做什么？什么對(duì)我才是最好的？”你必須考慮，如果答應(yīng)了對(duì)方的要求是否會(huì)影響即有的工作進(jìn)度，而且會(huì)因?yàn)槟愕耐涎佣绊懙狡渌?？并且你是否真的可以達(dá)到對(duì)方要求的目標(biāo)？

3.主動(dòng)提醒老板排定優(yōu)先級(jí)，可大幅地減輕工作負(fù)擔(dān)

“手邊的工作都已經(jīng)做不完了，又丟給我一堆工作，實(shí)在是沒(méi)道理。”但是問(wèn)題有沒(méi)有可能是出在你自己身上？你有沒(méi)有適當(dāng)?shù)胤从痴鎸?shí)情況？如果你不說(shuō)出來(lái)，老板就會(huì)以為你有時(shí)間做這么多的事情。況且，他可能早就不記得之前已經(jīng)交待給你太多的工作。老板其實(shí)是需要被提醒的。

你當(dāng)然不可能同時(shí)完成這么多的工作，為什么不主動(dòng)地幫助老板排定工作的優(yōu)先級(jí)？你不是不做，但是凡事有先有后。提醒一點(diǎn)，討論的過(guò)程中必須時(shí)時(shí)站在主管的立場(chǎng)思考，估諒他面臨的壓力。你該做的是協(xié)助主管解決問(wèn)題，而不是把問(wèn)題推給主管。當(dāng)然，更不應(yīng)該自己承受問(wèn)題。

4.報(bào)告時(shí)要有自己的觀(guān)點(diǎn)，只需少量的有用信息即可讓老板感到滿(mǎn)意

多數(shù)人在向主管或是老板報(bào)告時(shí)，總是擔(dān)心信息不夠多，“萬(wàn)一老板問(wèn)起來(lái)，答不出來(lái)，該怎么辦？”根據(jù)美國(guó)商業(yè)心理顧問(wèn)公司的心理學(xué)家約翰？維佛所進(jìn)行的研究，有10%～15%的人在面對(duì)老板時(shí)會(huì)有恐懼的心理，而且如果向老板報(bào)告時(shí)手中的數(shù)據(jù)不夠多，感到恐懼的人數(shù)比例又會(huì)更多。

其實(shí)，這種擔(dān)擾是多余的。太多的信息會(huì)變得沒(méi)有重點(diǎn)，如果又缺乏解釋?zhuān)瑢?duì)于老板將一點(diǎn)幫助也沒(méi)有。“內(nèi)容清簡(jiǎn)，切中要點(diǎn)，最重要的是能夠幫助我快速地做決策。”這是約翰？維佛詢(xún)問(wèn)多位資深主管對(duì)于報(bào)告內(nèi)容的要求時(shí)，所得出的普遍性結(jié)論。

你要做的是利用重要的信息或是數(shù)據(jù)提出解釋?zhuān)欢ㄒ凶约旱挠^(guān)點(diǎn)，而不是模棱兩可的描述。向老板報(bào)告時(shí)，要能精準(zhǔn)地掌控時(shí)間。

5.做簡(jiǎn)報(bào)時(shí)增加互動(dòng)的機(jī)會(huì)，可縮短簡(jiǎn)報(bào)的內(nèi)容與報(bào)告的時(shí)間

真正成功的簡(jiǎn)報(bào)在于清楚而正確地傳達(dá)信息，創(chuàng)造溝通與對(duì)話(huà)的機(jī)會(huì)，進(jìn)而讓對(duì)方因?yàn)槟愕暮?jiǎn)報(bào)內(nèi)容而改變思維、決策或是行動(dòng)。因此，重點(diǎn)不在于簡(jiǎn)報(bào)，而是溝通的質(zhì)量。你不只是“報(bào)告”，而是要引發(fā)雙向的對(duì)話(huà)，試圖影響對(duì)方。

在做任何的簡(jiǎn)報(bào)之前，你必須思考以下3點(diǎn)原則：希望聽(tīng)眾聽(tīng)完簡(jiǎn)報(bào)之后記得哪些重點(diǎn)？聽(tīng)眾會(huì)有什么樣的感受？你希望他們聽(tīng)完簡(jiǎn)報(bào)之后有什么樣的決定？

接下來(lái)就是實(shí)際的制作問(wèn)題了。最好的開(kāi)始方式，就是把聽(tīng)眾想知道的重點(diǎn)轉(zhuǎn)換為問(wèn)題，這樣不僅可以立即吸引聽(tīng)眾的注意力，更可以大幅度地減輕你的工作負(fù)擔(dān)。簡(jiǎn)報(bào)的過(guò)程不應(yīng)只有你一個(gè)人在說(shuō)話(huà)，提出問(wèn)題，可以讓你和聽(tīng)眾有互動(dòng)的機(jī)會(huì)。這樣一來(lái)，50分鐘的議程你只需要準(zhǔn)備30分鐘的簡(jiǎn)報(bào)內(nèi)容，其余的時(shí)間應(yīng)該是與聽(tīng)眾互動(dòng)。

6.有效過(guò)濾郵件，讓自己的注意力集中在最重要的信息上

正確的過(guò)濾流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果沒(méi)有讓你覺(jué)得今天非看不可的理由，就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50%的郵件。第二步開(kāi)始迅速瀏覽其余每一封信件的內(nèi)容，除非信件內(nèi)容是有關(guān)近期內(nèi)（例如兩星期內(nèi)）你必須完成的工作，否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除25%的信件。

7.郵件內(nèi)容盡量精簡(jiǎn)，節(jié)省寫(xiě)信的時(shí)間并增加對(duì)方響應(yīng)的機(jī)會(huì)

“最容易閱讀、理解與回復(fù)的信件，最吸引我的注意。”這是約翰遜在實(shí)施“追求簡(jiǎn)單”的研究計(jì)劃時(shí)，一位資深主管對(duì)于電子郵件使用習(xí)慣的回答。

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