職場(chǎng)升級(jí)戰(zhàn)：不可不知的九大郵件新規(guī)則

2010-11-04 10:32 來(lái)源：中國(guó)醫(yī)藥聯(lián)盟

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核心提示：職場(chǎng)中可別小看了E-mail的功能，簡(jiǎn)單的幾個(gè)詞里面大有玄機(jī)。你所寫(xiě)的每一個(gè)字，都將作為之后的mail法庭中的證詞。若想打好下一場(chǎng)職場(chǎng)升級(jí)戰(zhàn)，要先把郵件新規(guī)則研究透。學(xué)好EMAIL規(guī)則，善用職場(chǎng)法寶，做個(gè)職場(chǎng)牛人是不難的。

導(dǎo)語(yǔ)：職場(chǎng)中可別小看了E-mail的功能，簡(jiǎn)單的幾個(gè)詞里面大有玄機(jī)。你所寫(xiě)的每一個(gè)字，都將作為之后的mail法庭中的證詞。若想打好下一場(chǎng)職場(chǎng)升級(jí)戰(zhàn)，要先把郵件新規(guī)則研究透。學(xué)好EMAIL規(guī)則，善用職場(chǎng)法寶，做個(gè)職場(chǎng)牛人是不難的。

　　一、不要越級(jí)發(fā)郵件

　　杜拉拉對(duì)直接上司玫瑰有看法，跟平級(jí)的王薔討論，結(jié)果聽(tīng)說(shuō)王薔這個(gè)北方愣子已經(jīng)直接給玫瑰的上級(jí)李斯特發(fā)過(guò)告狀EMAIL了，李斯特這個(gè)老頭子的做法只是把EMAIL原封不動(dòng)回傳給玫瑰。顯然，李斯特的“轉(zhuǎn)發(fā)”表明了自己的態(tài)度。王薔的結(jié)局絲毫不意外：很快就被玫瑰開(kāi)了。

　　之所以把這條放在頭一位，是很多職場(chǎng)新人自以為比上司能，以為越級(jí)發(fā)發(fā)EMAIL告狀不容易被發(fā)現(xiàn)，在EMAIL里還能暢所欲言，比打電話方便得多?。∑鋵?shí)EMAIL的最重要特征就是容易被轉(zhuǎn)發(fā)，這一點(diǎn)對(duì)于喜歡越級(jí)EMAIL的“小聰明們”來(lái)說(shuō)是致命的。

　　二、不要在EMAIL里談?wù)摳ぷ鳠o(wú)關(guān)的事

　　EMAIL的第二個(gè)特征是容易“留案底”，這一強(qiáng)大特征讓EMAIL容易變成流言蜚語(yǔ)滋生地。假如你對(duì)某同事有意見(jiàn)、對(duì)老板有看法，用嘴巴說(shuō)說(shuō)痛快一下就算了，何必發(fā)EMAIL呢，省得讓人家轉(zhuǎn)發(fā)給當(dāng)事人，或復(fù)制下來(lái)貼在MSN上。

　　三、不要轉(zhuǎn)發(fā)不該轉(zhuǎn)發(fā)的EMAIL

　　同樣，假如你收到了某某同事發(fā)來(lái)的帶有偏見(jiàn)內(nèi)容的EMAIL，你做到自己知道就行了，并深深感謝他的信任，不要到處轉(zhuǎn)發(fā)或復(fù)制粘貼，更不要為證明“這不是我說(shuō)的，是XX說(shuō)的”而當(dāng)他人面打開(kāi)EMAIL頁(yè)面，要知道，你能對(duì)A這樣做，你也能對(duì)B這樣做，你就變成了辦公室的不連信息傳播者，失去了同事最起碼的信任。

　　四、保留好發(fā)送EMAIL的證據(jù)

　　有時(shí)候EMAIL可能因網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題不能按時(shí)送達(dá)，也可能不小心被收件者刪掉了，或者收件者根本就是故意說(shuō)沒(méi)收到，怎么辦？在發(fā)EMAIL時(shí)給自己抄送一份就得了，或者保留在發(fā)件箱里。

　　同樣，其他人發(fā)給你的工作EMAIL也要保留三個(gè)月以上再考慮永久刪除，以備發(fā)生問(wèn)題時(shí)“對(duì)質(zhì)”。

　　五、私人EMAIL躲開(kāi)公司網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控

　　很多公司都有網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控一說(shuō)，我們就寧可信其有吧。我們總有點(diǎn)私事吧，躲開(kāi)監(jiān)控也不難，可以用擅發(fā)EMAIL的手機(jī)，隨時(shí)隨地上網(wǎng)，發(fā)送接收都可以避開(kāi)公司的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控。比如跟戀人談?wù)勄檎f(shuō)說(shuō)愛(ài)，或者跟培訓(xùn)班的老師發(fā)發(fā)作業(yè)，都很方便。

六、讓EMAIL幫助自己樹(shù)立勤奮形象

　　不能半夜給客戶打電話談價(jià)格，不能在出差途中、火車上給老板打電話匯報(bào)情況，怎么辦？很簡(jiǎn)單，發(fā)EMAIL啊。銷售小說(shuō)《輸贏》里有這么一招，你只管在晚上零點(diǎn)之后給客戶、老板發(fā)EMAIL談工作吧，當(dāng)他們收到時(shí)會(huì)為你的勤奮感動(dòng)的！

　　同樣，在不方便打電話的時(shí)候打開(kāi)手機(jī)給客戶、老板發(fā)EMAIL，說(shuō)一句：我在火車上，周圍比較亂，在用手機(jī)發(fā)EMAIL……老板最喜歡這樣的員工了。

　　七、不要忘記EMAIL的正確收發(fā)時(shí)間

　　同一個(gè)EMAIL前后10分鐘發(fā)送可能就影響大局。比如可以把手機(jī)的EMAIL收發(fā)設(shè)置上聲音，像短信一樣提醒；對(duì)于需要在確定的時(shí)間點(diǎn)上發(fā)送出去的重要EMAIL可以在三手機(jī)的備忘錄中將其記錄下來(lái)，一到時(shí)間就會(huì)提醒你。老板可以說(shuō)沒(méi)有看到EMAIL，但你不能說(shuō)你沒(méi)有發(fā)。動(dòng)一動(dòng)手指頭不麻煩，幫你省掉無(wú)數(shù)的誤會(huì)、責(zé)備。

　　八不要忘記正確“抄送”和“暗送”

　　幾乎每位會(huì)用EMAIL的人都會(huì)做的，但卻未必做得最合適。當(dāng)需要把文件傳達(dá)給其他人時(shí)，固然要抄送到每位，但別忘了要抄送到主管上級(jí)、老板那里，雖然他可能根本沒(méi)有時(shí)間看，但這種“以資證明”的行為不可缺少。尤其是你想表?yè)P(yáng)你的下屬或團(tuán)隊(duì)的時(shí)候，這種抄送更是比表?yè)P(yáng)本身還重要。

　　暗送，不要把暗送當(dāng)成法寶來(lái)避開(kāi)那些被抄送的人，如果你不想讓別人知道你“送”過(guò)誰(shuí)，那最好根本就別“送”！

　　九不要讓EMAIL徹底代替電話

　　很多人都有這樣的感覺(jué)，當(dāng)習(xí)慣用EMAIL、QQ、MSN或短信時(shí)，發(fā)現(xiàn)自己能不打電話時(shí)就盡量避免打電話，因?yàn)?ldquo;怕人家煩”，尤其是需要道歉、澄清、辭職、砍價(jià)時(shí)。血淋淋揭開(kāi)的事實(shí)是：我們的口頭溝通能力下降了！我們感覺(jué)已經(jīng)無(wú)法面對(duì)電話中的客戶、老板或同事了！但這樣不行！必要時(shí)拿起手機(jī)撥過(guò)去，用禮貌、清晰、抑揚(yáng)頓挫的語(yǔ)言跟對(duì)方溝通，讓對(duì)方充分感受到你聲音的魅力并被打動(dòng)吧。

Tags：職場(chǎng) 升級(jí) 郵件

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