反思藥企ERP實反思藥企ERP實施困境
核心提示:隨著藥品管理的日益嚴格,制藥行業(yè)的游戲規(guī)則是除了強勁的科研實力外, 在企業(yè)內(nèi)部實行精細化管理也是非常關(guān)鍵的因素。因此,越來越多的制藥企業(yè)希望引入ERP管理手段,以提高企業(yè)管理效率。
隨著藥品管理的日益嚴格,
制藥行業(yè)的游戲規(guī)則是除了強勁的科研實力外, 在企業(yè)內(nèi)部實行精細化管理也是非常關(guān)鍵的因素。因此,越來越多的制
藥企業(yè)希望引入ERP管理手段,以提高企業(yè)管理效率。
但是制藥企業(yè)應(yīng)用ERP之路,不只是單純的ERP軟件應(yīng)用,還應(yīng)是結(jié)合GMP管理體系之路。如果在實施ERP過程中輕視這一行業(yè)特色,這一條路不但是崎嶇難行,而且還充滿荊棘。我是一個ERP軟件廠商的實施顧問,近期公司委派我負責一個制藥企業(yè)客戶的ERP實施工作。由于對GMP管理體系缺乏重視,在這次的ERP項目實施上,我們走的是一條坎坷之路,項目最后也被迫下馬。本文與大家分享我反思這次項目失利后的一些經(jīng)驗總結(jié),以作為前事不忙,后事之師。
一.什么是GMP批次管理?
在制藥行業(yè),有一個行業(yè)標準叫GMP。GMP(Good Manufacturing Practices )是國際上對《藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范》的通稱。GMP是一種特別注重制造過程中產(chǎn)品質(zhì)量與衛(wèi)生安全的自主性管理制度。作為國家藥品監(jiān)督管理局的硬性規(guī)定和行業(yè)基本準則,其管理思想貫穿在藥品生產(chǎn)企業(yè)管理的每一個環(huán)節(jié),目的在于確保產(chǎn)品的質(zhì)量。根據(jù)國務(wù)院公布的《藥品管理法實施條例》規(guī)定制藥企業(yè)必須通過GMP認證,所以GMP是衡量企業(yè)是否具有制藥資格的一道硬指標,也是藥品市場準入的一道技術(shù)壁壘。也就是說,制藥行業(yè)本身的特殊性從根本上決定了ERP應(yīng)用一定要以滿足GMP標準為核心。所以,在ERP實施中如何滿足GMP要求是擺在實施團隊面前的第一道考驗。
在GMP流程中,批次管理有兩個方面:產(chǎn)品批號和生產(chǎn)批次。產(chǎn)品批號偏重于藥品代號的使用,可根據(jù)制藥企業(yè)在采購、庫存、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)等方面的需要設(shè)置,使藥品編碼管理達到更細致層面,常與藥品的屬性結(jié)合使用。簡單的說,產(chǎn)品批號是在藥物生產(chǎn)中,雖然原料和工藝相同,但是每一批投料生產(chǎn)出來的產(chǎn)品,在質(zhì)量和性能上還是有差異的。為了事后追蹤這批產(chǎn)品的責任,避免混雜不清,所以每一批產(chǎn)品都有相應(yīng)的批號。如果藥品發(fā)生問題,可以根據(jù)生產(chǎn)日期和批號,追蹤各個環(huán)節(jié)的責任。
生產(chǎn)批次主要是指藥品在生產(chǎn)工序流轉(zhuǎn)過程中的批次信息管理,它不僅是一個代碼編號管理,還包括工序流轉(zhuǎn)時的各種詳細信息,也是為追溯提供信息服務(wù)的必須要素。可用于追蹤、保值期管理、質(zhì)量管理等方面。在制藥企業(yè)GMP流程中,批次管理在藥品工序流轉(zhuǎn)過程中是不可或缺的重要一環(huán);而一般制造業(yè)中常常是把產(chǎn)品批號和生產(chǎn)批次合二為一,這也是制藥行業(yè)不同于普通制造業(yè)批次管理的特點。事實上,許多ERP系統(tǒng)就沒有區(qū)分批號和批次管理,但是在制藥行業(yè)中是必須要區(qū)分批號和批次管理的。這也是我們在這次ERP實施中,開始時沒有注意區(qū)別的地方。由于沒有意識到批號和批次管理的不同應(yīng)用場合,使到我們與客戶在ERP實施中生產(chǎn)了許多誤解,也為項目最終下馬埋下了導(dǎo)火線。
二.GMP與ERP脫節(jié)成“兩張皮”
制藥行業(yè)的獨特性對ERP建設(shè)提出了許多苛刻的要求,其中一個特殊的GMP需求是要求有非常嚴格的批次管理。由于我們這次實施的ERP系統(tǒng)內(nèi)含了批次管理功能,所以我們在實施過程中我們直接套用ERP系統(tǒng)內(nèi)含的批號管理功能,而輕視了制藥行業(yè)對GMP批次的重視程度,結(jié)果給我們帶來了難言的痛苦。
(1)GMP特殊的批號管理需求
藥品是一種特殊的商品。GMP要求制藥企業(yè)從生產(chǎn)開始,每個環(huán)節(jié)都要有批號記錄,質(zhì)檢部門要對每個成品批檢驗記錄,最后到成品入庫,批號管理要跟蹤到生產(chǎn)的每個環(huán)節(jié),在哪個環(huán)節(jié)出了問題都應(yīng)該是可以追溯的。也就是說,批號是制藥企業(yè)從物料采購到生產(chǎn)管理、再到銷售的主線,每一個產(chǎn)品都要有唯一標識的編碼代號。從生產(chǎn)計劃的制定、藥品的生產(chǎn)、原輔料及成品的檢驗、出庫和入庫,乃至藥品銷售都要記錄這唯一的標識。簡單的說,批號功能應(yīng)是制藥ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)功能,也應(yīng)是制藥企業(yè)選型和實施時必須關(guān)注的重點之一。
原因是GMP在制藥過程中強調(diào)以預(yù)防為主,要求在生產(chǎn)過程中建立質(zhì)量保證體系,確保藥品質(zhì)量。也就是說,制藥企業(yè)在應(yīng)用ERP系統(tǒng)時應(yīng)要采用生產(chǎn)全過程批號跟蹤,在生產(chǎn)指令中下達批號,根據(jù)批號進行一個批次完整的生產(chǎn)記錄,以反映從原輔料到成品藥品的生產(chǎn)過程。不但可以通過某個批號及時掌握藥品的生產(chǎn)進度,而且在制品質(zhì)量上也能滿足未來追溯某批號藥品質(zhì)量的需要。簡單的說,就是要求ERP系統(tǒng)可以查詢到某一批號的藥品是什么時間、由那些班組、用什么批號的原輔料、經(jīng)過什么樣的工序生產(chǎn),并能反映出生產(chǎn)過程中重要的質(zhì)量檢驗參數(shù)是什么等。由于這個功能我們的ERP內(nèi)含模塊基本上能達到,因此在實施中我們就簡單的直接套用,結(jié)果表明GMP的批號要求和普通制造業(yè)批號要求是有很大區(qū)別的,大家以后應(yīng)要避免粗枝大葉想當然的實施。
(2)生產(chǎn)管理環(huán)節(jié)的批次要求
制藥企業(yè)在組織生產(chǎn)時是以批次為管理對象的,因此要求在實施ERP系統(tǒng)時必須要滿足GMP批次管理的要求。也就是說,GMP要求ERP生產(chǎn)管理模塊應(yīng)要能記錄完成某一批次產(chǎn)品從投料到成品的所有環(huán)節(jié)的生產(chǎn)信息和質(zhì)量檢驗信息。批次管理要跟蹤到生產(chǎn)的每個環(huán)節(jié),在哪個環(huán)節(jié)出了問題都是可以追溯的。包括要從計劃下達、到生產(chǎn)訂單派工、到工藝參數(shù)控制等都需要有條不紊的嚴格按照GMP管理規(guī)范,按批次生產(chǎn)模式加強對生產(chǎn)物料收發(fā)和交接的批次管理,準確及時跟蹤生產(chǎn)進度情況,詳細記錄各生產(chǎn)工序的領(lǐng)料、交接、檢驗和清場的狀況,保留詳細的原始記錄。生產(chǎn)結(jié)束之后,即要形成完整的批生產(chǎn)記錄,保持良好的可追溯性。但事實上因為每個批次的產(chǎn)品生產(chǎn)量都不一樣,這就使到批次管理很難控制。
在這次ERP項目實施中,我們就在滿足GMP要求的批次控制功能模塊上吃盡了苦頭。反反復(fù)復(fù)的二次開發(fā)也無濟于事,不但使到項目進度嚴重滯后,而且還造成客戶的投訴和不滿??蛻翎槍MP規(guī)范要求我們要達到這樣的效果:生產(chǎn)批次功能模塊要能完成某一批次產(chǎn)品從投料到成品的所有環(huán)節(jié)的生產(chǎn)信息和檢驗信息控制。具體包括能將每種藥品每個批次生產(chǎn)的每個工序作為一個生產(chǎn)控制點,每個控制點記錄包括三類信息:基本信息、狀態(tài)信息、關(guān)鍵信息?;拘畔⒅饕獌?nèi)容是藥品批號、名稱和生產(chǎn)數(shù)量,ERP系統(tǒng)可根據(jù)生產(chǎn)部的生產(chǎn)指令自動生成。狀態(tài)信息包括狀態(tài)名稱、狀態(tài)時間、批號,如將每個批次的每個控制點劃分為三個生產(chǎn)狀態(tài),即準備、生產(chǎn)、清場,對這三種狀態(tài)進行控制,記錄某個狀態(tài)開始的時間和結(jié)束時間,對應(yīng)的批次系統(tǒng)可以根據(jù)基本信息自動生成。關(guān)鍵信息是指通過狀態(tài)信息模塊,各級管理者只需要查詢某一批號/批次的生產(chǎn)狀態(tài),便能從系統(tǒng)中及時了解當前是哪些批次的藥品在生產(chǎn)線上,及每一批次產(chǎn)品的生產(chǎn)進度,同時還要了解在藥制品的出入中間倉的情況。事實上,目前市場上許多國外的ERP系統(tǒng)是無法滿足這些功能的,這提醒大家以后在實施制藥ERP應(yīng)用時應(yīng)要主動和客戶方集思廣益,群策群力。
Tags:藥品管理 制藥企業(yè)
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