流程圖設(shè)計(jì)完成后的自我檢查
核心提示:嚴(yán)格說(shuō)來(lái),流程圖設(shè)計(jì)不是一個(gè)人的事,它應(yīng)該是小組討論的結(jié)果。但在實(shí)際設(shè)計(jì)時(shí),往往是挑選其中之一先行進(jìn)行現(xiàn)狀描述,然后征求意見(jiàn),再請(qǐng)他人完善補(bǔ)充,達(dá)成共識(shí)后再提交審核審批。
嚴(yán)格說(shuō)來(lái),流程圖設(shè)計(jì)不是一個(gè)人的事,它應(yīng)該是小組討論的結(jié)果。但在實(shí)際設(shè)計(jì)時(shí),往往是挑選其中之一先行進(jìn)行現(xiàn)狀描述,然后征求意見(jiàn),再請(qǐng)他人完善補(bǔ)充,達(dá)成共識(shí)后再提交審核審批。
在這里,動(dòng)手?jǐn)M制者的骨干作用是其他人不可替代的。為了提高流程圖設(shè)計(jì)的質(zhì)量,節(jié)省大家的時(shí)間,設(shè)計(jì)者初稿完成的好壞至關(guān)重要。為了提高初稿設(shè)計(jì)的質(zhì)量和水平,完成初步設(shè)計(jì)后,設(shè)計(jì)者應(yīng)該進(jìn)行自我檢查,自己找出問(wèn)題自己改正,即使不能解決問(wèn)題,但起碼做到了胸中有數(shù),尋求他人的幫助就能有的放矢。自我檢查的重點(diǎn)和步驟如下:
1、 流程名稱是否恰當(dāng),會(huì)不會(huì)引起歧義,注意不要和其它流程圖重名或交叉,三級(jí)流程圖與四級(jí)流程圖名稱不可混淆。
2、授權(quán)崗位是否恰當(dāng),是否是該流程最合適的管理者,主持崗位有無(wú)錯(cuò)位,參與崗位有無(wú)遺漏。
3、 流程目標(biāo)表達(dá)是否準(zhǔn)確,并宜于理解。既不能無(wú)限拔高,也不能要求過(guò)低,更不能與名稱重復(fù)。流程目標(biāo)是流程設(shè)計(jì)的重中之重,它是該流程的綱,找準(zhǔn)了,就能起到綱舉目張的作用,接下去條分縷析、勢(shì)如破竹;找偏了,流程可能走進(jìn)死胡同,最后轉(zhuǎn)不出來(lái),即無(wú)法達(dá)成目標(biāo)。以前網(wǎng)上的流程圖或部分書(shū)中列舉的流程圖都沒(méi)有目標(biāo)描述,往往從“開(kāi)始”開(kāi)始,到“結(jié)束”結(jié)束,雖然簡(jiǎn)單省事,卻讓人不知所綜。沒(méi)有目標(biāo)描述的流程圖一律不能算合格。
4、進(jìn)程描述是否清晰,前后能否銜接,中間有無(wú)斷點(diǎn),也就是看邏輯關(guān)系是否合理,工作銜接是否順暢。這是流程設(shè)計(jì)的主體部分。三級(jí)流程圖重點(diǎn)概述該事務(wù)工作的主要責(zé)任歸屬崗位和銜接配合,不需要對(duì)活動(dòng)分解過(guò)細(xì)。四級(jí)流程圖則需要對(duì)活動(dòng)清晰定位(定責(zé)任崗位定活動(dòng)先后)。四級(jí)流程圖是一事一議,不能把二個(gè)或三個(gè)流程混雜。還要注意有布置就有檢查,有溝通就有反饋,不能出現(xiàn)“孤島”,必須來(lái)龍去脈清楚。
5、目的能否達(dá)成。如果流程描述清晰準(zhǔn)確,目的就能“水到渠成”,千萬(wàn)不可以“牽強(qiáng)附會(huì)”。最后達(dá)成目的必須與開(kāi)頭的目標(biāo)要求首尾呼應(yīng)。
6、 連線是否清晰流暢,主線必須一貫到底,要如流水行渠,雖有轉(zhuǎn)折但一定到達(dá)終點(diǎn),不能堵塞,也不能斷流。連線也是一種表達(dá)語(yǔ)言,體現(xiàn)的是活動(dòng)的先后和邏輯關(guān)系,不可小覷。如果自我檢查感覺(jué)良好,也不要急于上交,為了穩(wěn)妥起見(jiàn),設(shè)計(jì)者還可以開(kāi)展以下工作:如果是以現(xiàn)狀描述為主的流程圖,只需要找一二個(gè)流程涉及崗位的人員看一遍,他們看一遍能理解就可以判定初稿合格,否則,就需要完善設(shè)計(jì)。如果是對(duì)現(xiàn)狀有所改進(jìn)的流程圖,就要對(duì)改進(jìn)的方式或方法征求現(xiàn)在工作的承擔(dān)者有何意見(jiàn),他可以不接受,但要讓他看得明白。這也算初稿合格。
對(duì)于創(chuàng)新設(shè)計(jì)的流程圖,則只需要找人了解能不能看懂即可,至于能否接受則是審核審批之后宣傳教育的事情了??傊鞒虉D設(shè)計(jì)的好不好,就是從事工作的崗位員工能不能一看就懂,至少是一解釋就明白。如果需要設(shè)計(jì)者做若干口頭說(shuō)明,別人才能明白,那就是設(shè)計(jì)初稿有問(wèn)題,必須返工。
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