有效的管理者知道，時間是一項限制因素。任何生產(chǎn)程序的產(chǎn)出量，都會受到最稀有資源的制約。在我們稱之為“工作成就”的生產(chǎn)程序里，最稀有的資源，就是時間。但人們卻往往最不善于管理自己的時間。

要提高管理者的有效性，第一步就是記錄其時間耗用的實際情形。事實上，許多有效的管理者都經(jīng)常保持這樣的一份時間記錄，每月定期拿出來檢討。至少，有效的管理者往往以連續(xù)三四個星期為一個時段，每天記錄，一年內(nèi)記錄兩三個時段。有了時間耗用的記錄樣本，他們便能自行檢討了。半年之后，他們都會發(fā)現(xiàn)自己的時間耗用得很亂，浪費(fèi)在種種無謂的小事上。經(jīng)過練習(xí)，他們在時間的利用上必有進(jìn)步。但是管理時間必須持之以恒，才能避免再回到浪費(fèi)的狀態(tài)上去。

第二個步驟就是要做有系統(tǒng)的時間管理。我們先要將非生產(chǎn)性的和浪費(fèi)時間的活動找出來，盡可能將這類活動從時間表上排除出去。要做到這一步，可以試問自己下列３個問題。

1.首先要找出什么事根本不必做，這些事做了也完全是浪費(fèi)時間，無助于成果。

將時間記錄拿出來，逐項逐項地問：“這件事如果不做，會有什么后果？”如果認(rèn)為“不會有任何影響”，那么這件事便該立刻取消。

2.第二個該問的問題是：時間記錄上的哪些活動可以由別人代為參加而又不影響效果？

只要翻閱一下時間記錄，你就能立刻發(fā)現(xiàn)你的時間全用在不必要的事上了，而對于確屬重要的事、自己希望做的事和你已經(jīng)承諾過的事，你卻沒有時間來處理。其實如果你真想有所作為，只要將可由別人做的事交給別人就得了。

3.還有一項時間浪費(fèi)的因素，是管理者自己可以控制并且可以消除的———管理者浪費(fèi)別人的時間。

這種現(xiàn)象并不明顯，但有一個簡單方法可以診斷出來：去問問你的下屬。有效的管理者懂得有系統(tǒng)及誠懇地問他的下屬：“請你想想看，我常做哪些浪費(fèi)你的時間而又不產(chǎn)生效果的事情？”問這樣的問題，而且問得對方敢說真心話，才是有效管理者的特色。即使管理者處理的都是頗有成效的工作，其處理方式仍可能造成別人時間的浪費(fèi)。

許多管理者都意識到了哪些事情會浪費(fèi)他們的時間，然而他們卻不敢面對這個問題。他們怕因小失大，造成錯誤。殊不知即使有了錯誤，也能很快彌補(bǔ)。事實上，一位管理者大刀闊斧減少不必要的工作，絕不會有太大的風(fēng)險。反而能夠大量削減不必要的和非生產(chǎn)性的工作，工作效率就能提高很多了。