部門會議如何高效
核心提示: S連鎖藥店是國內著名連鎖企業(yè),然而,就算是這樣一家優(yōu)秀的企業(yè),其部門會議之低效,也讓人扼腕嘆息。
S連鎖藥店是國內著名連鎖企業(yè),然而,就算是這樣一家優(yōu)秀的企業(yè),其部門會議之低效,也讓人扼腕嘆息。
部門會議本應在上午10點準時開始,可是,其中幾個部門經理因為一些事情稍微耽擱了一會兒。過了5分鐘,與會者總算到齊,會議正式開始了。
按照慣例,M部門經理先發(fā)言,他言簡意賅地通報了該部門上周完成的事項,并匯報本周要跟進的事,10分鐘內結束了發(fā)言,時間控制得不錯。按這個進度,會議能在1個小時內結束。
下一位是N經理匯報。N經理先是抱怨了最近新開的門店業(yè)績不好、門店缺人。R經理一聽便拉下臉來,說“現在行業(yè)內新開的門店普遍都是這樣,也不單單我們企業(yè)如此”。為此,兩位經理就這個問題爭論了一番,最后不了了之。
隨后輪到L經理。L經理繪聲繪色地分享了一例發(fā)生幾率并不大的個案。但是,為了此事,各個部門經理又討論了近半個小時,最后的結論是“這種情況很少,大家特別留意一下就好了”。
此時,會議已經進行了1.5個小時,再過一會兒就到吃中午飯的時間了。于是,還沒發(fā)言的3個部門經理只能匆匆地匯報了工作。新的一周竟然從這樣一個混亂、低效的例會中開始。
事實上,類似情況也會出現在不少連鎖藥店的例會中,會議效率始終無法提高。筆者認為,高效的會議離不開以下幾方面:
會前準備 在開會前,與會人員應做好充分準備,列出重要內容并作簡潔陳述,與相應人員在某些關鍵信息上達成共識。
準時開始 時間管理是每一個職業(yè)人士都應該具備的技能。“確保會議準時開始”應成為不可動搖的制度,遲到者要受到一定的處罰。
現場控制 會議主持者應有控制現場的能力。比如:善意提醒跑題者;對發(fā)言時間作出規(guī)定;當與會者出現情緒化的表達時,應作出協調或轉移話題。這樣,才能確保會議有序進行。
客觀論事 與會者在陳述事實、匯報工作、表達觀點時,應盡量拋開個人情緒。特別是出現不同意見時,要做到尊重、寬容,不能摻入個人感情色彩,否則有意義的爭論就變成無聊的吵架了。
有所側重 比如一些可以私下溝通的小事,沒必要放在會議上進行討論,以免浪費大家的時間。
責任編輯:陳竹軒
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