三級(jí)流程是企業(yè)管理的基本事務(wù)工作，是管理職責(zé)的邏輯劃分。三級(jí)流程圖是管理說(shuō)明書(shū)，不是具體的操作步驟，故此，今天專(zhuān)門(mén)談?wù)勅?jí)流程圖的設(shè)計(jì)方法。

三級(jí)流程圖設(shè)計(jì)要訣如下：目標(biāo)開(kāi)始，首尾相連；建立制度，追根溯源；主職清楚，配合分明；層層推進(jìn)，階段總結(jié)；反饋意見(jiàn)，制度完善；PDCA，不斷循環(huán)。

一、目標(biāo)開(kāi)始，首尾相連

管理從目標(biāo)開(kāi)始，通過(guò)過(guò)程控制，達(dá)成目的在今天的企業(yè)管理中是一個(gè)常識(shí)。因此設(shè)計(jì)流程圖必須從目標(biāo)開(kāi)始。沒(méi)有清楚的目標(biāo)界定，就無(wú)法確定做事的方向，也無(wú)法展開(kāi)流程描述。為什么設(shè)計(jì)流程圖要強(qiáng)調(diào)首尾相連？就是流程運(yùn)行的結(jié)果必須達(dá)成設(shè)計(jì)目標(biāo)。如果設(shè)計(jì)流程圖能夠從清晰目標(biāo)開(kāi)始到達(dá)成目的結(jié)束，就不會(huì)偏離方向，也容易理清思路。

“首尾相連”還有另外一個(gè)涵義。流程圖中的“目標(biāo)界定”與流程圖中的“目的達(dá)成”在語(yǔ)言上有著高度的相關(guān)性，目標(biāo)往往是一種要求，目的達(dá)成就是結(jié)果，前者是未來(lái)時(shí)態(tài)，后者是完成時(shí)態(tài)。比如銷(xiāo)售管理流程的目標(biāo)是“提高企業(yè)銷(xiāo)售管理水平提高市場(chǎng)占有率”，達(dá)到的目的就是“提高了企業(yè)銷(xiāo)售管理水平提高了市場(chǎng)占有率”。

二、建立制度，追根溯源

沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，沒(méi)有制度就沒(méi)有管理。三級(jí)流程圖的管理崗位第一職責(zé)就是建立所管轄系統(tǒng)的制度（包括標(biāo)準(zhǔn)、流程、表格等等一切成文規(guī)范），否則就無(wú)法有效開(kāi)展管理工作。也許成長(zhǎng)中的企業(yè)暫時(shí)沒(méi)有制度，但是不等于永遠(yuǎn)不要制度。流程優(yōu)化正好明確了制度建立的主體崗位。我們?cè)诹鞒虉D中通常這樣表述：“負(fù)責(zé)組織制度擬訂和報(bào)批后貫徹執(zhí)行”即管理崗位必須負(fù)責(zé)“組織制度擬訂”和“組織制度貫徹執(zhí)行”。當(dāng)然這里的“制度”不是企業(yè)制度的全部，而僅僅是這一管理崗位所管轄系統(tǒng)的制度。如采購(gòu)經(jīng)理就只負(fù)責(zé)采購(gòu)管理制度的組織擬訂與組織執(zhí)行，財(cái)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)管理制度的組織擬訂與組織執(zhí)行。

“追根溯源”講的是回到管理的原點(diǎn)。比如采購(gòu)管理一定是從市場(chǎng)調(diào)查開(kāi)始，財(cái)務(wù)管理一定是從預(yù)算開(kāi)始，招聘管理一定是從人才需求核定開(kāi)始。

三、主責(zé)清楚，配合分明

“主責(zé)清楚”是指管理崗位或主持崗位的主要職責(zé)必須按照事務(wù)工作開(kāi)展的邏輯先后排列，每項(xiàng)職責(zé)其配合崗位有哪些、配合什么事項(xiàng)分門(mén)別類(lèi)、一目了然。三級(jí)流程圖是管理職責(zé)的邏輯劃分，并不要求把每項(xiàng)工作具體怎么做描述出來(lái)。比如我們一般企業(yè)的采購(gòu)管理流程圖，采購(gòu)經(jīng)理要負(fù)責(zé)的事項(xiàng)或職責(zé)有：組織市場(chǎng)調(diào)查、組織供應(yīng)商篩選、組織合同簽訂、組織合同履行、組織貨物驗(yàn)收、組織供應(yīng)商評(píng)定、組織供應(yīng)商檔案管理、組織采購(gòu)方案優(yōu)化、組織聽(tīng)取意見(jiàn)、組織采購(gòu)制度修改完善等等，其中不同的職責(zé)會(huì)有不同的崗位配合。我們只要在流程圖中界定清楚，讓涉及崗位人員一看就明白各自的職責(zé)是什么就好了。具體到每項(xiàng)職責(zé)怎么做就是四級(jí)流程圖的內(nèi)容了。

四、層層推進(jìn)，階段總結(jié)

“層層推進(jìn)，階段總結(jié)”有二個(gè)涵義。一是每項(xiàng)職責(zé)的推進(jìn)有階段總結(jié)，二是整個(gè)三級(jí)流程圖的工作推進(jìn)要有階段總結(jié)。比如采購(gòu)的市場(chǎng)調(diào)查有階段總結(jié)、供應(yīng)商履約有階段總結(jié)、供應(yīng)商評(píng)定本身就是階段總結(jié)。企業(yè)的整個(gè)采購(gòu)管理要有階段總結(jié)。至于階段總結(jié)是一個(gè)月，還是一個(gè)季度，甚至一年，就要看企業(yè)管理的成熟度了。這本身也是制度要約定的內(nèi)容。

五、反饋意見(jiàn)，制度完善

這一條與“主責(zé)清楚、配合分明”有關(guān)。負(fù)責(zé)某一事務(wù)工作管理的崗位要定期聽(tīng)取配合崗位的意見(jiàn)，配合崗位也要主動(dòng)反饋配合情況、提出建議。主持崗位或者叫管理崗位員工聽(tīng)取意見(jiàn)后，就必須對(duì)制度或流程或標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢討，提出改善方案，報(bào)批后再貫徹執(zhí)行新的制度。這就是流程優(yōu)化、制度完善在三級(jí)流程圖中的體現(xiàn)。

六、PDCA，不斷循環(huán)

最后二句也是管理要求。企業(yè)管理就是不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題的過(guò)程。企業(yè)管理水平就是在不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題的過(guò)程中得到改善或提高的。任何一個(gè)三級(jí)流程圖都有階段總結(jié)，如果我們一個(gè)月就進(jìn)行一個(gè)循環(huán)可能太快了一點(diǎn)，但是半年、最多一年必須進(jìn)行一個(gè)循環(huán)。也就是說(shuō)流程優(yōu)化、制度完善必須每年進(jìn)行。

其實(shí)只要懂得該項(xiàng)事務(wù)工作的管理內(nèi)容、理清管理思路，設(shè)計(jì)三級(jí)流程圖并不難。流程圖設(shè)計(jì)工作就是一項(xiàng)集思廣益、群策群力的工作，只要設(shè)計(jì)者放下架子、善于傾聽(tīng)該流程涉及崗位的員工意見(jiàn)，把工作頭緒理清了，畫(huà)起來(lái)就一定不難。