規(guī)范采購管理的方法

——摘自《公司開了，你該這樣管理》作者：張國祥

一、采購流程細分、采購責任細分

我們知道采購活動通常分為幾個步驟：采購計劃、市場調(diào)查、貨比三家、討價還價、選擇供應(yīng)商、合同草簽、合同審批、下單訂貨、貨物驗收、品質(zhì)檢驗、生產(chǎn)反饋、貨款結(jié)算。不少小企業(yè)，這一系列流程活動幾乎是一人承擔，責任自然也在一個人身上。采購員在整個采購活動中擁有絕對的權(quán)力。采購員與供應(yīng)商之間有地下交易，是十分方便的事情。

如果我們把以上流程活動分派給不同的崗位員工擔任，控制就變得非常簡單了。生產(chǎn)單位下達采購計劃，市場調(diào)查、貨比三家由一個崗位承擔；討價還價由另一個崗位承擔；選擇供應(yīng)商與合同草簽由再由其他崗位承擔；合同審批由二至三個管理崗位承擔；下單訂貨由一個專門崗位承擔；貨物驗收、品質(zhì)檢驗、生產(chǎn)反饋本來就是不同崗位在承擔，不過是他們的責任更明確；貨款結(jié)算這一環(huán)節(jié)千萬不能讓采購員承擔，由供應(yīng)商按流程直接到結(jié)算中心結(jié)算。整個采購活動仍然連貫在一起，只不過責任細分到了不同的崗位。供應(yīng)商再想行賄其中的某一個員工沒有意義，行賄全體采購流程上的所有崗位員工相當復雜、相當困難！任何一個稍具商業(yè)頭腦的人都不會再去琢磨歪門邪道的事兒了，降低成本、保質(zhì)保量，按合同供貨就成了他唯一的選擇。

二、嚴格挑選采購人員

公司將采購權(quán)限下放給各生產(chǎn)單位，但采購人員的任用權(quán)控制在公司手上。用人單位可以提報人選，但最終是否選用，還得公司負責人說了算（審批），防止采、用人員串通一氣。在企業(yè)內(nèi)部又增加了一道防火墻。

三、嚴格控制采購過程

當我們將采購活動按流程細分之后，控制采購過程就變得相對簡單。所有市場調(diào)查、貨比三家、討價還價的信息資料都必須按規(guī)定上報存檔。合同管理、供應(yīng)商管理更是只能加強，不能放松。除了貨物驗收、品質(zhì)檢驗、生產(chǎn)反饋在時時監(jiān)督采購活動成果之外，還要另設(shè)監(jiān)察審計部門進行重點監(jiān)控。所有采購人員的所有采購活動都在雙向監(jiān)督之下。采購人員的任何不法舉動都可能被及時發(fā)現(xiàn)。

四、所有采購都可追蹤

由于整個采購流程上的每一個活動都有檔案記錄，任何一項采購結(jié)果沒有達成目的，都可以迅速查明問題出在哪一個環(huán)節(jié)，責任人基本上難逃“法眼”。

五、采購品質(zhì)決定績效

以往采購員一人大包大攬的采購方式，由于采購員是親信，即使采購物品出了問題，往往都是不了了之?？芍^買多買少一個樣，買好買壞一個樣。說白了就是工資照拿，回扣照吃。現(xiàn)在不一樣了。采購數(shù)量是采購人員計算基本工資的主要指標，但采購品質(zhì)才是決定采購人員工作績效的關(guān)鍵績效指標。并且我們還要加大績效獎金的比重。比如說，績效獎金至少占采購人員工資總額的百分之五十或更多，讓采購合格率成為采購人員工資收入的決定因素。

其他詳細內(nèi)容見《公司開了，你該這樣管理》