項目專家制訂的階段計劃發(fā)布后，項目辦公室主任必須據(jù)此制訂階段跟蹤計劃，以保證項目專家的總體安排在企業(yè)不同人員身上得到落實。階段計劃與階段跟蹤計劃兩者密不可分，但不能互相代替，前者是總體進度，后者是細節(jié)安排。項目辦公室主任制訂階段跟蹤計劃必須把握好以下四個環(huán)節(jié)：

一、領會項目專家階段計劃的重點

領會項目專家階段計劃的重點是做好階段跟蹤計劃的關鍵。特別是要搞清楚每個子項目要達成的目標，分別從時間要求、數(shù)量要求、質(zhì)量要求、完成措施、恰當人選等五個維度思考完成方法或?qū)崿F(xiàn)路徑。考慮成熟后，才能動手擬訂階段跟蹤計劃。必要時可與項目專家電話溝通請教。項目專家也需要在項目辦公室主任首次擬訂階段跟蹤計劃時給予具體指導。

二、分項制訂跟蹤計劃或具體措施

與項目專家制訂的階段計劃用一張表格概述不同，階段跟蹤計劃可能需要分列幾個表格或下發(fā)不同的通知，具體形式視項目階段計劃中的內(nèi)容多少而定。比如說，第三階段計劃，項目專家安排了1次流程優(yōu)化技術方法的主題培訓，安排了流程圖設計任務180個，流程圖審核任務150個，安排了管理人員流程管理技術方法考試1次。那么，項目辦公室主任就要制訂兩份階段跟蹤計劃，一份是流程圖設計任務跟蹤計劃，一份是流程圖審核跟蹤計劃；同時還要擬訂兩份通知，一份是關于主題講座的通知，一份是關于考試安排的通知。兩份通知都要計劃好時間、場地、參加人員、服務人員或監(jiān)考人員，并分別經(jīng)過項目專家和項目領導小組組長審核審批后下發(fā)。

三、任務逐一細分到人到天

兩份跟蹤計劃則需要分別用表格形式一一細化。茲以180個流程圖設計任務跟蹤計劃為例說明。此計劃用Excel表格較為合適。分別列出序號、流程圖代號名稱、系統(tǒng)設計師姓名、設計完成時間、項目專家修改時間、審核時間、審批時間。設計任務一定安排到具體日期，即體現(xiàn)“計劃到天，責任到人”原則，如下圖所示。

審核跟蹤計劃則需要列出序號、審核流程圖代號名稱、審核時間、審核場地、審核負責人、審核參與人、審核記錄人，并通知參與人提前閱讀擬審核的流程圖。

四、報項目領導小組組長審批后下發(fā)

階段跟蹤計劃擬訂初稿后，還需要與關鍵崗位人員（如可能出差、同期有重點項目跟蹤人員等）確認時間。必要時可以安排項目秘書進行校對，確認無誤再上報項目領導小組審批后下發(fā)。